Stapelt sich der Dokumentenberg schon wieder in die Höhe? Oder verteileins sich die Unterlagen kreativ an unterschiedlichen Stellen? Um frei durchzuatmen, endlich Ordnung in das Chaos zu bringen, haben wir hier 5 Tipps womit du dir mehr Klarheit & Übersicht angewöhnen kannst. Viel Erfolg beim Umsetzen!
1. Einstellung
Treffe den festen Entschluss, ein Meister im Umgang mit Dokumenten zu werden. Dazu machst du dir immer wieder die Vorteile bewusst, welche durch aufgeräumte Dokumente entstehen. Stelle dir immer wieder bildhaft vor, wie dein Idealzustand aussieht. Wie entspannt du bist, weil du mit einem Fingerschnipp alles sofort findest und den Überblick hast.
2. Sortieren
Schaffe ein Posteingangsfach und von dort sortierst du die Unterlagen mit Fächern in „Bearbeiten“ (z.B. „wichtig und dringend“, „wichtig“ oder „hat Zeit“) oder „Papierkorb“. Danach hast du täglich schon mal einen leeren Posteingang. Aufgaben die weniger als 5 Min. brauchen, erledigst du sofort.
Sortiere auch deine „alten“ Dokumente regelmäßig aus. Oftmals werden zu viele unwichtige Dokumente abgeheftet, was später die Suche von wichtigen Dokumenten um einiges verlängern kann. Unnötige wäre es Anschreiben abzuheften, außer diese Beinhalten wichtige Daten zu Verträgen oder Sachverhalten. Oftmals können auch Dokumente, die um die Bearbeitung eines Sachverhalts bitten, nach der Bearbeitung entsorgt werden. Alles was keine Vertragsinformationen, Rechnungen oder auch Standmitteilungen sind, kann gleich in den Mülleimer landen.
3. Regelmäßig abheften
Mache es dir zur Gewohnheit, die sortierten Dokumente regelmäßig abzuheften. Ob das jetzt wöchentlich oder monatlich oder gleich nach der Bearbeitung ist, liegt ganz an einem selbst. Hauptsache man hält sich an die Festlegung.
4. Nach Datum ordnen
Sortiere nach Themen und Zeit. Das aktuellste Dokument ist oben. So findest du schneller was du suchst, wenn das Datum des Dokuments bekannt ist und es entsteht eine bessere allgemeine Übersicht.
5. Mach es digital
Mit dem richtigen Werkzeug hast du enorme Vorteile beim Finden, Zuordnen und Verknüpfen. Darüber hinaus kannst du von überall auf deine Unterlagen zugreifen. Aber Vorsicht! USB-Sticks können verloren, Festplatten kaputt gehen. Fehlt die Struktur, so ist eine Cloud schnell unübersichtlich.
Wir zeigen dir gerne eine sehr gute Lösung und helfen dir beim Dokumentenmanagement. Richte dir jetzt mit dem Finanzraum dein Digitales Zuhause ein.